「ChatGPTやClaudeのような生成AIを使ってみたいけれど、何を入力すればいいのか分からない」。こうした疑問を持つ方は、小さな会社やお店にもいらっしゃいます。
この記事では、深谷市を拠点とするAs Oneが、メールの返信や文章の下書きに使える「プロンプト」（AIへの指示文）の例5つを紹介します。そのまま使えるひな形と、使うときの注意点をあわせてまとめます。
使う前に：3つの注意点
- 個人情報や機密を入力しない お客様のお名前、連絡先、取引先の社名、金額などは、そのまま入力せず、「A様」「（金額）」のように置き換えます。使うサービスの利用規約やデータの扱いも、事前に確認します。
- AIの出力は間違うことがある AIは、もっともらしい文章を作りますが、事実や数字が正しいとは限りません。日付、金額、固有名詞、約束の内容は、必ず自分で確かめます。
- 下書きとして使い、最後は自分の言葉で整える そのまま送らず、自社の言葉づかいに直してから使います。
プロンプトのコツ：4つの要素を入れる
指示文には、次の4つを入れると、意図に近い文章になりやすくなります。
- 誰として書くか（例：飲食店の店長として）
- 誰に向けた文章か（例：予約をくれたお客様へ）
- 何を伝えるか（例：日程変更のお願い）
- 文体や長さ（例：丁寧で、200字程度）
以下の例で、【 】の部分は、自分の内容に置き換えて使います。
例1：問い合わせメールの返信の下書き
使う場面：初めての問い合わせに、お礼と案内を返すとき
プロンプトの例
あなたは【業種】の【役職】として、お客様にメールを書きます。
次の問い合わせに、丁寧な返信の下書きを書いてください。
・問い合わせの内容：【要約を入力】
・伝えたいこと：お礼、【回答の要点】、次にお願いしたいこと
・文体：丁寧で、親しみやすく。300字程度。
・日付や金額は、仮に【 】と書いてください。
確認するポイント：日付、金額、お約束の内容が、実際と合っているか。
例2：見積書に添える説明文の下書き
使う場面：見積書の内容を、お客様に分かりやすく伝えたいとき
プロンプトの例
次の見積もりの内容を、専門用語を使わずに、お客様に分かりやすく説明する文章を書いてください。
・見積もりの項目：【項目名と内容を箇条書きで入力。金額は（金額）と書く】
・伝えたいこと：それぞれの項目が何のために必要か
・文体：丁寧で、300字程度。
確認するポイント：説明の内容が、実際の作業や納品物と合っているか。
例3：営業時間変更のお知らせ文
使う場面：臨時休業や、営業時間の変更を告知するとき
プロンプトの例
【業種】の【店名】として、お客様向けのお知らせ文を書いてください。
・内容：【日付】から【日付】まで、営業時間を【時間】に変更します。
・理由：【理由】
・文体：丁寧で、短く。ホームページとSNSの両方に使える長さにしてください。
確認するポイント：日付と時間が、実際の予定と一致しているか。
例4：SNS投稿文の下書き
使う場面：新メニューや、お知らせを投稿するとき
プロンプトの例
【業種】のSNS担当として、Instagramの投稿文の下書きを3パターン書いてください。
・伝えたい内容：【新メニュー／イベントなど】
・読んでほしい人：【地域のお客様など】
・文体：親しみやすく。150字程度。最後に、来店や予約を促す一文を入れてください。
確認するポイント：誇大な表現（「日本一」「絶対」など）が入っていないか。入っていたら、実際の内容に直します。
例5：打ち合わせメモの整理
使う場面：打ち合わせ中に取ったメモを、読み返せる形にしたいとき
プロンプトの例
次のメモを、「決まったこと」「宿題（担当と期限）」「未決事項」の3つに整理してください。
・メモ：【個人名や社名は記号に置き換えたメモを貼り付ける】
・メモにない内容は、付け足さないでください。
確認するポイント：メモにない内容が付け足されていないか。担当と期限が、実際の話と合っているか。
うまくいかないときの見直し方
- 文章がぼんやりする → 「誰に」「何を」「どのくらいの長さで」を、もっと具体的に書く
- 文体が合わない → 「です・ます調で」「親しみやすく」など、希望を足す
- 長すぎる → 「200字以内で」と文字数を指定する
- 事実が違う → 事実は自分で入力し、「メモにない内容は付け足さない」と指示する
チェックリスト（保存用）
- 個人情報・機密を入力していない
- 指示文に、立場・相手・内容・文体を入れた
- 日付、金額、固有名詞を自分で確認した
- 自社の言葉づかいに直してから使った
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