はじめに
「資料や議事録がNotion・Googleドライブ・チャットのあちこちに散らばっていて、どこに何があるか分からない」
こうしたお悩みは、ツールを増やした中小企業でよく共通して見られます。情報を一元管理しようとしたはずが、かえって探しにくくなってしまうケースは少なくありません。
この記事では、NotionとGoogleドライブそれぞれの役割の違いと、無理なく続けられる使い分け方をご紹介します。
NotionとGoogleドライブ、そもそも役割が違う
Notionが得意なこと
業務マニュアル・議事録・プロジェクトの進捗など、「文章として残し、あとで検索・整理したい情報」の蓄積に向いています。柔軟なデータベース機能で、情報をカテゴリ分けしながら一箇所にまとめられる点が特長です。
Googleドライブが得意なこと
見積書・請求書などのファイル保管、複数人での同時編集、大容量データのやり取りに向いています。使い慣れている方が多く、日々のファイル共有では今でも主力です。
基本の役割分担
用途 | 向いているツール |
|---|---|
ファイルの保管・共同編集 | Googleドライブ |
社内ナレッジ・マニュアル・議事録 | Notion |
プロジェクトの進捗管理 | Notion |
両方を「情報の置き場所」として並行運用するのではなく、役割を分けることが使い分けの出発点です。
NotionとGoogleドライブを連携する方法
- ファイルを直接紐づける Notionのデータベースに「Googleドライブファイル」のプロパティを追加し、Google認証をすると、ドライブ上のファイルURLをNotion上で管理できます。
- まとめてインポートする Googleドライブのファイルをダウンロードし、Notionへ一括インポートすることも可能です。
- 横断検索する NotionのAIコネクター機能を使うと、NotionからGoogleドライブ内のデータも含めて検索できるようになります。
専門的な設定は不要で、普段の管理画面から数クリックで設定できます。
導入でよくある失敗パターン
Notionは自由度が高い分、次のような失敗もよく見られます。
- ルールを決めずに始めてしまう 命名規則やカテゴリ分けを決めないまま運用すると、社員の誰も情報にたどり着けなくなります。
- 凝った作り込みをしすぎる 複雑な機能を盛り込みすぎると、作った本人が異動・退職した際に誰も触れなくなり、形骸化しがちです。
- 「やらされ感」で始める 目的やメリットを共有しないまま導入すると、最初の1週間で更新が止まってしまうことも珍しくありません。
共通しているのは、「ツールの機能」よりも「最初の設計」と「続けられる仕組み」が結果を左右するという点です。
中小企業がナレッジ管理を続けるための3つのポイント
- まず置き場所を1つに決める 最初から複数ツールを併用せず、「ここを見れば分かる」という場所を1つ決めるところから始めます。
- シンプルな型で始める 凝ったデータベースより、まずはカテゴリ分けと検索のしやすさを優先します。
- 更新を仕組みにする 特定の人の頑張りに頼らず、定例会議のタイミングで更新するなど、続けやすい運用ルールを決めます。
As Oneがご提案できること
As Oneは、中小企業・個人事業主さま向けにWeb活用とAI活用の支援を行っています。ナレッジ管理も「作って終わり」ではなく、続けられる型づくりから運用の伴走までご一緒します。対応内容はServiceページ、私たちについてはAboutページでもご紹介しています。
情報整理の進め方について、まずは無料相談で気軽にお聞かせください。